3 sie 2015

3 sie 2015

Vademecum

By:

0 Comment

Vademecum bezpiecznego spedytora – zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów – opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki

 Dużym problemem firm spedycyjnych i transportowych jest zapewnienie bezpieczeństwa towaru w łańcuchu dostaw.  Polska Izba Spedycji i Logistyki od kilku lat prowadzi działania mające na celu wsparcie  środowiska TSL w działaniach na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw.
Pracująca w Izbie Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw, w skład której wchodzą przedstawiciele firm zrzeszonych w Izbie, w roku 2011 opracowała zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów pt. „Vademecum bezpiecznego spedytora”, a w roku 2014 uaktualniła ich zakres.
Wprowadzenie w firmie zaleceń zawartych w poniższym vademecum, z pewnością przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji ich transportu. Wdrożenie zaleceń nie wymaga nakładów finansowych, a jedynie nabrania pewnych nawyków organizacyjnych, które zwiększają czujność przedsiębiorców na pewne zachowania oszustów i złodziei czyhających na każdy błąd, który może być wykorzystany do kradzieży lub wyłudzenia towaru.
Oczywiście należy też pamiętać, żadne tego typu działania nie wyeliminują całkowicie procederu kradzieży, ale z pewnością pozwolą na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmach pod kątem bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższym wykazem zaleceń i jak najszybsze wprowadzenie ich w organizację pracy.
 
 
Vademecum bezpiecznego spedytora  – zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów – opracowane przez
Polską Izbę Spedycji i Logistyki
 
UWAGA: Sformułowania zawarte w tym ,,Vademecum” nie mają znaczenia stricte prawnego, a przede wszystkim znaczenie praktyczne! Materiał chroniony jest prawem autorskim, wszelkie prawa zastrzeżone! Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułu bez zgody Polskiej Izby Spedycji i Logistyki jest zabronione!
A) ABY USTRZEC SIĘ KRADZIEŻY LUB WYŁUDZENIA ŁADUNKU PAMIĘTAJ :
  1. Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.
  2. 2. Dążdo współpracy ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali już zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do „zestawu” sprawdzonych kontrahentów to bowiem najlepiej zabezpiecza przed przestępczymi zagrożeniami.

3.Staraj nie opierać się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę tylko e-mailem.

 

W miarę możliwości żądaj dokumentów oryginalnych lub weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie:

 

  • licencji wspólnotowej – można sprawdzić jej autentyczność

KRAJOWYM REJESTRZE ELEKTRONICZNYM PRZEDSIĘBIORCÓW TRANSPORTU DROGOWEGO – KREPTD:

https://kreptd.gitd.gov.pl

 

  •  zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego(dawniej: licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy) – sprawdzamy na stronie WWW Centralnej Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG:

http://prod.ceidg.gov.pl

 

  • licencji na wykonywanie działalności gospodarczej w postaci pośrednictwa przy przewozie rzeczy – sprawdza się tak samo jak licencję (zezwolenie) krajową na stronie:

http://prod.ceidg.gov.pl

 

 

UWAGA: na powyższych stronach znajdziemy inne istotne informacje, jak data rozpoczęcia działalności, cofnięcia uprawnień, inne/dodatkowe uprawnienia, ilość (na KREPTD) wypisów itp.

 

  1. Weryfikuj warunki ogólne, szczególne i wyłączenia z ubezpieczenia OCPD– w miarę możliwości żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem. Polisę ubezpieczeniową najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił, chociaż nie zawsze będzie to możliwe, w szczególności w odniesieniu do przewoźników – osób fizycznych. Sprawdź koniecznie, na jaką sumę ubezpieczenia opiewa polisa. Żądaj potwierdzenia opłaty wszystkich składek. Przewoźnik umowny powinien legitymować się OCPD, które pokrywa ryzyka zaangażowania odpowiedzialności cywilnej nie tylko przewoźnika faktycznego, ale i przewoźnika zawierającego dalsze umowy o przewóz (czyli umownego). Pamiętaj, że polisa OCS nie pokrywa ryzyk odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego, nawet umownego, chyba że zawiera szczególne postanowienia w tej mierze (np. rozszerzenie w formie OCPU). Pamiętaj także, iż podmiot, który przyjmuje zlecenie przewozowe jest przewoźnikiem, a nie spedytorem, niezależnie od tego, jak sam siebie mianuje (czy ma określenie ,,spedycja” w nazwie firmy) oraz czy dysponuje własnymi środkami transportu, czy też posługuje się podwykonawcami – decydująca jest tutaj treść zlecenia.

 

  1. Sprawdź odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców KRS: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – j.w.

 

  1. Sprawdźdecyzję o nadaniu NIP oraz zaświadczenie o numerze REGON.

 

  1. Warto jest prosić o listę kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach, np. ADR. Taka lista, z  ujętymi, np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w  działalności operacyjnej.
  1. Jeśli jest to możliwe sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada ważny dowód rejestracyjny ciągnika i naczepy. Tylko ważny dowód rejestracyjny (lub ważne zaświadczenie z ITD) potwierdza sprawność techniczną pojazdu i gwarantuje ewentualną wypłatę odszkodowania.
  1.  Jeśli jest to możliwe, sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada w kabinie oryginał wypisu   z licencji/zezwolenia.
  1. Wymagaj wyłącznie samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego, np. autoalarmy, GPS, itp.
  1. Zadbaj, ażeby wydawanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.
  1. Dyscyplinuj kierowców, ażeby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy i o wszelkich  przeszkodach i nieprawidłowościach podczas trasy. Ma to też praktyczny wymiar w pracy  operacyjnej.

 

Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad:

 

  • Koniecznie zadzwoń na stacjonarny numer telefonu przewoźnika,aby sprawdzić, czy taki  podmiot faktycznie istnieje i czy przyjął nasze zlecenie do realizacji; a w przypadku braku numeru  stacjonarnego, zadzwoń na telefon komórkowy podany w Internecie na stronie WWW           przewoźnika.

 

  • dobrą wstępną weryfikację autentyczności adresu e-mailowego przewoźnika jest naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na źródło, z którego został wysłany e-mail; Na przykład jeśli mamy do czynienia z dużą firmą przewozową, podejrzanym będzie jeśli jej adres e-mailowy zawiera rozszerzenie typu ,,gmail”, ,,yahoo” itp.

 

 

  • Możesz podjąć próbę weryfikacji autentyczności danych przewoźnika w zrzeszeniach

przewoźników drogowych, np. ZMPD, PSPD, OZPD itp.

 

  • Weryfikuj także przewoźników, których pozyskujesz za pośrednictwem giełd transportowych.

To, że przewoźnik ogłasza się na nawet dużej i uznanej giełdzie nie zawsze oznacza, że jest  wiarygodny, gdyż sporo ładunków bywa wyłudzanych właśnie na giełdach. Oszuści  podszywają się pod prawdziwych przewoźników, korzystając z dokumentów ściągniętych z giełdy   transportowej – dlatego najbezpieczniej posługiwać komunikatorem danej giełdy. W przypadku przewozów ładunków ,,chodliwych” i/lub o dużej wartości, warto udzielać zleceń takim  przewoźnikom, którzy istnieją na giełdzie już od dłuższego czasu i mają dużą liczbę tzw. dobrych   opinii.

.        Warto poprosić przewoźnika o co najmniej dwa kontakty referencyjne od firm, które z nim   współpracują od dłuższego czasu.

  • Przy ładunkach o b. dużej wartości planuj dokładnie trasę przejazdu i wskazuj kierowcy postoje na parkingach strzeżonych, na przykład:

– platforma parkingowa IRU, TRANSPark:  http://www.iru.org/index/transpark-app

 

  1. ABY USTRZEC SIĘ PRZED PRZYJĘCIEM ZLECENIA OD OSZUSTA LUB NIESOLIDNEGO (TEŻ NIEPŁACĄCEGO) KLIENTA, WARTO PAMIĘTAĆ O:

 

  1. Sprawdzeniu klienta pod kątem wiarygodności płatniczej, ładunku, dokumentów:

 

  • przyjmuj każde zlecenie tylko w formie pozwalającej na utrwalenie jego treści, np. w emailu lub   innej w formie pisemnej,
  • koniecznie sprawdź wiarygodność firmy – np. (jeśli to możliwe…) przez uzyskanie referencji od  innych   zleceniobiorców tego klienta, sprawdź klienta przez wywiadownię gospodarczą;
  • nie przyjmuj zleceń od klientów, którzy zalegają z zapłatą za poprzednio wykonane usługi, bądź  jeśli prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę (także, jeżeli postępowania   te zostały zakończone) mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu            zlecenia można przyjąć, ale tylko za przedpłatą.
  • godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw., czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów, co już  w zasadzie umożliwiają wszystkie dostępne na rynku systemy informatyczne wsparcia spedycji.
  • dąż do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków,   powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;
  • sprawdź koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu drogowego,  gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW   13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku.

W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać  zlecenia tylko od znanych zleceniodawców;

  • w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej,   zachowaj staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem   ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.
  1. Weryfikacji stosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:

 

  • Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podejmij dodatkowe  środki ostrożności i sprawdź dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy.

 

  • Przy otrzymywaniu od klienta istotnych pism dotyczących np. zmian kadrowych, nowej struktury organizacyjnej itp. w miarę możliwości sprawdź wiadomości przesłane przez zleceniodawcę  drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu           kursorem na daną wiadomość), a najlepiej poproś o dodatkowe przesłanie takowego pisma  pocztą tradycyjną.

 

  1. Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad, które mogą nas ustrzec przed staniem się nieświadomym uczestnikiem w procederze wyłudzenia ładunku przez zleceniodawcę-oszusta:

 

  • Jeśli to pierwszy kontakt z klientem, warto zatelefonować na podany w zleceniu lub na stronie WWW stacjonarny numer telefonu zleceniodawcy, aby sprawdzić czy taki podmiot faktycznie  istnieje;
  • nie korzystaj z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmuj takich zleceń;

 

UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, przewoźnika    umownego, logistyka) – zwłaszcza przy przewozie towarów konsumpcyjnych, łatwo   zbywalnych, typu: odzież, kosmetyki, sprzęt elektroniczny, zabawki, itp. –  warto sprawdzić czy treść otrzymanego zlecenia zgodna jest z  treścią listu przewozowego wystawionego przez nadawcę. Sprawdzenie to dotyczy                     w szczególności miejsca dostawy przesyłki i osoby odbiorcy; może to ułatwić  zdemaskowanie próby wyłudzenia towaru przez pośrednika – oszusta!

Podobnie należy zwiększyć czujność w przypadku nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach  dostawy, miejsca rozładunku…

 

  •  Warto uczulić też własnych kierowców, aby zwracali uwagę na telefony od nieznanych osób z poleceniem dostawy na adres inny niż uprzednio dostali od swojego dysponenta, spedytora.

 

  • Jeszcze kilka praktycznych porad:

 

–  nie wato przyjmować zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;

 

–  zasadniczo nie akceptuj zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od osób  fizycznych;

–  nie podawaj przez telefon nieznanym klientom stawek za swoje usługi.

 

 (Opracowane przez: Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw Polskiej Izby Spedycji i Logistyki/luty 2011, aktualizacja 2022 r.)*
Wykonanie: Nautil.pl & CreNet