Vademecum
Vademecum bezpiecznego spedytora – zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów – opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki
- Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.
- 2. Dążdo współpracy ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali już zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do „zestawu” sprawdzonych kontrahentów to bowiem najlepiej zabezpiecza przed przestępczymi zagrożeniami.
3.Staraj nie opierać się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę tylko e-mailem.
W miarę możliwości żądaj dokumentów oryginalnych lub weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie:
- licencji wspólnotowej – można sprawdzić jej autentyczność
KRAJOWYM REJESTRZE ELEKTRONICZNYM PRZEDSIĘBIORCÓW TRANSPORTU DROGOWEGO – KREPTD:
- zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego(dawniej: licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy) – sprawdzamy na stronie WWW Centralnej Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG:
- licencji na wykonywanie działalności gospodarczej w postaci pośrednictwa przy przewozie rzeczy – sprawdza się tak samo jak licencję (zezwolenie) krajową na stronie:
UWAGA: na powyższych stronach znajdziemy inne istotne informacje, jak data rozpoczęcia działalności, cofnięcia uprawnień, inne/dodatkowe uprawnienia, ilość (na KREPTD) wypisów itp.
- Weryfikuj warunki ogólne, szczególne i wyłączenia z ubezpieczenia OCPD– w miarę możliwości żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem. Polisę ubezpieczeniową najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił, chociaż nie zawsze będzie to możliwe, w szczególności w odniesieniu do przewoźników – osób fizycznych. Sprawdź koniecznie, na jaką sumę ubezpieczenia opiewa polisa. Żądaj potwierdzenia opłaty wszystkich składek. Przewoźnik umowny powinien legitymować się OCPD, które pokrywa ryzyka zaangażowania odpowiedzialności cywilnej nie tylko przewoźnika faktycznego, ale i przewoźnika zawierającego dalsze umowy o przewóz (czyli umownego). Pamiętaj, że polisa OCS nie pokrywa ryzyk odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego, nawet umownego, chyba że zawiera szczególne postanowienia w tej mierze (np. rozszerzenie w formie OCPU). Pamiętaj także, iż podmiot, który przyjmuje zlecenie przewozowe jest przewoźnikiem, a nie spedytorem, niezależnie od tego, jak sam siebie mianuje (czy ma określenie ,,spedycja” w nazwie firmy) oraz czy dysponuje własnymi środkami transportu, czy też posługuje się podwykonawcami – decydująca jest tutaj treść zlecenia.
- Sprawdź odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców KRS: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – j.w.
- Sprawdźdecyzję o nadaniu NIP oraz zaświadczenie o numerze REGON.
- Warto jest prosić o listę kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach, np. ADR. Taka lista, z ujętymi, np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w działalności operacyjnej.
- Jeśli jest to możliwe sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada ważny dowód rejestracyjny ciągnika i naczepy. Tylko ważny dowód rejestracyjny (lub ważne zaświadczenie z ITD) potwierdza sprawność techniczną pojazdu i gwarantuje ewentualną wypłatę odszkodowania.
- Jeśli jest to możliwe, sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada w kabinie oryginał wypisu z licencji/zezwolenia.
- Wymagaj wyłącznie samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego, np. autoalarmy, GPS, itp.
- Zadbaj, ażeby wydawanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.
- Dyscyplinuj kierowców, ażeby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy i o wszelkich przeszkodach i nieprawidłowościach podczas trasy. Ma to też praktyczny wymiar w pracy operacyjnej.
Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad:
- Koniecznie zadzwoń na stacjonarny numer telefonu przewoźnika,aby sprawdzić, czy taki podmiot faktycznie istnieje i czy przyjął nasze zlecenie do realizacji; a w przypadku braku numeru stacjonarnego, zadzwoń na telefon komórkowy podany w Internecie na stronie WWW przewoźnika.
- dobrą wstępną weryfikację autentyczności adresu e-mailowego przewoźnika jest naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na źródło, z którego został wysłany e-mail; Na przykład jeśli mamy do czynienia z dużą firmą przewozową, podejrzanym będzie jeśli jej adres e-mailowy zawiera rozszerzenie typu ,,gmail”, ,,yahoo” itp.
- Możesz podjąć próbę weryfikacji autentyczności danych przewoźnika w zrzeszeniach
przewoźników drogowych, np. ZMPD, PSPD, OZPD itp.
- Weryfikuj także przewoźników, których pozyskujesz za pośrednictwem giełd transportowych.
To, że przewoźnik ogłasza się na nawet dużej i uznanej giełdzie nie zawsze oznacza, że jest wiarygodny, gdyż sporo ładunków bywa wyłudzanych właśnie na giełdach. Oszuści podszywają się pod prawdziwych przewoźników, korzystając z dokumentów ściągniętych z giełdy transportowej – dlatego najbezpieczniej posługiwać komunikatorem danej giełdy. W przypadku przewozów ładunków ,,chodliwych” i/lub o dużej wartości, warto udzielać zleceń takim przewoźnikom, którzy istnieją na giełdzie już od dłuższego czasu i mają dużą liczbę tzw. dobrych opinii.
. Warto poprosić przewoźnika o co najmniej dwa kontakty referencyjne od firm, które z nim współpracują od dłuższego czasu.
- Przy ładunkach o b. dużej wartości planuj dokładnie trasę przejazdu i wskazuj kierowcy postoje na parkingach strzeżonych, na przykład:
– platforma parkingowa IRU, TRANSPark: http://www.iru.org/index/transpark-app
- ABY USTRZEC SIĘ PRZED PRZYJĘCIEM ZLECENIA OD OSZUSTA LUB NIESOLIDNEGO (TEŻ NIEPŁACĄCEGO) KLIENTA, WARTO PAMIĘTAĆ O:
- Sprawdzeniu klienta pod kątem wiarygodności płatniczej, ładunku, dokumentów:
- przyjmuj każde zlecenie tylko w formie pozwalającej na utrwalenie jego treści, np. w emailu lub innej w formie pisemnej,
- koniecznie sprawdź wiarygodność firmy – np. (jeśli to możliwe…) przez uzyskanie referencji od innych zleceniobiorców tego klienta, sprawdź klienta przez wywiadownię gospodarczą;
- nie przyjmuj zleceń od klientów, którzy zalegają z zapłatą za poprzednio wykonane usługi, bądź jeśli prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę (także, jeżeli postępowania te zostały zakończone) mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć, ale tylko za przedpłatą.
- godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw., czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów, co już w zasadzie umożliwiają wszystkie dostępne na rynku systemy informatyczne wsparcia spedycji.
- dąż do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;
- sprawdź koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku.
W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać zlecenia tylko od znanych zleceniodawców;
- w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej, zachowaj staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.
- Weryfikacji stosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:
- Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podejmij dodatkowe środki ostrożności i sprawdź dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy.
- Przy otrzymywaniu od klienta istotnych pism dotyczących np. zmian kadrowych, nowej struktury organizacyjnej itp. w miarę możliwości sprawdź wiadomości przesłane przez zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość), a najlepiej poproś o dodatkowe przesłanie takowego pisma pocztą tradycyjną.
- Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad, które mogą nas ustrzec przed staniem się nieświadomym uczestnikiem w procederze wyłudzenia ładunku przez zleceniodawcę-oszusta:
- Jeśli to pierwszy kontakt z klientem, warto zatelefonować na podany w zleceniu lub na stronie WWW stacjonarny numer telefonu zleceniodawcy, aby sprawdzić czy taki podmiot faktycznie istnieje;
- nie korzystaj z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmuj takich zleceń;
UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, przewoźnika umownego, logistyka) – zwłaszcza przy przewozie towarów konsumpcyjnych, łatwo zbywalnych, typu: odzież, kosmetyki, sprzęt elektroniczny, zabawki, itp. – warto sprawdzić czy treść otrzymanego zlecenia zgodna jest z treścią listu przewozowego wystawionego przez nadawcę. Sprawdzenie to dotyczy w szczególności miejsca dostawy przesyłki i osoby odbiorcy; może to ułatwić zdemaskowanie próby wyłudzenia towaru przez pośrednika – oszusta!
Podobnie należy zwiększyć czujność w przypadku nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy, miejsca rozładunku…
- Warto uczulić też własnych kierowców, aby zwracali uwagę na telefony od nieznanych osób z poleceniem dostawy na adres inny niż uprzednio dostali od swojego dysponenta, spedytora.
- Jeszcze kilka praktycznych porad:
– nie wato przyjmować zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;
– zasadniczo nie akceptuj zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od osób fizycznych;
– nie podawaj przez telefon nieznanym klientom stawek za swoje usługi.