Prawo pracy: wdrożenie pracy zdalnej, akta osobowe i zwrot kosztów

Prawidłowe wdrożenie pracy zdalnej wymaga, aby pracodawca przewidział połączenie dokumentacji elektronicznej z papierową oraz ustalił zasady rozliczania się z pracownikami.

Przepisy, które wprowadzą do polskiego porządku prawnego uregulowania dotyczące pracy zdalnej (opublikowane w DzU z 6 lutego 2023 r. pod poz. 240), wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Zatem jest to dobry moment, aby wskazać na ewentualne wątpliwości związane z wdrożeniem przez pracodawców tych potrzebnych – regulacji. Warto zwrócić uwagę na dwa elementy nieodłącznie związane z wdrożeniem w danej organizacji uregulowań dotyczących pracy zdalnej.

Zgodnie z wdrażanymi przepisami, pracownik wykonujący pracę zdalną może składać wnioski w postaci papierowej lub elektronicznej. Chodzi oczywiście o wnioski, dla których obowiązujące przepisy wymagają formy pisemnej, np. wniosek o: indywidualny rozkład czasu pracy, tzw. ruchomy czas pracy, tzw. wyjście prywatne z pracy, odbiór czasu przepracowanego w godzinach nadliczbowych, udzielenie urlopu bezpłatnego, w zakresie uprawnień macierzyńsko – rodzicielskich. Również oświadczenia pracownik będzie mógł składać w postaci papierowej lub elektronicznej. Chodzi np. o oświadczenie o: zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją dotyczącą zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy, potwierdzające ukończenie szkolenia bhp, potwierdzające zapoznanie się z procedurami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Powyższe z kolei powoduje dalej idące skutki w zakresie prowadzenia akt osobowych i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nie ulega wątpliwości, że ww. dokumenty będą umieszczane w aktach osobowych pracownika (w części B; aktualnie w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej trwają prace mające na celu dostosowanie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej do przepisów definiujących pracę zdalną, tak aby dokumentacja dotycząca pracy zdalnej mogła zostać umieszczona w części B akt osobowych).Źródło: Rzeczpospolita e – wydanie z dn. 02.03.2023 r. /HW