30 Sty 2018

30 Sty 2018

Ustawa o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji przyjęta przez Senat

Przez:

Sekcja: Aktualności

26 stycznia br. Senat przyjął bez poprawek ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. Celem ustawy jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat oraz wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w postaci elektronicznej. Ponadto ustawa zmienia obecnie obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika. Pensja będzie wypłacana na konto pracownika, chyba , że złoży on  oświadczenie aby wypłata następowała w gotówce.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie możliwe gdy ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.

Dziesięcioletni okres przechowywania będzie dotyczył pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r . a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne tych pracowników i zleceniobiorców. Dane te  zostaną zapisane  na koncie ubezpieczonego w ZUS.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zgłoszeni przez  płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, obejmujący informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie zobowiązany przechowywać przez50 lat.

Kolejną zmianą , która wejdzie w życie od  1 stycznia 2019 r. będzie możliwość  przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, a nie jak obecnie wyłącznie w wersji papierowej. W tym celu  dotychczasową dokumentację papierową trzeba  zeskanować i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powstanie dokument elektroniczny. Ustawa czeka już tylko na podpis Prezydenta. ( Źr. www. senat.gov.pl- K.O.)

 

Wykonanie: Nautil.pl & CreNet