SPRAWDZANIE ZLECENIODAWCÓW (KLIENTÓW)

1. Sprawdzenie klienta, danych ładunku, (przeładunku) i dokumentów:
– przyjmuj każde zlecenie tylko w formie pozwalającej na utrwalenie jego treści, np. w emailu lub w formie pisemnej,
– koniecznie sprawdź wiarygodność firmy – np. przez uzyskanie referencji od innych zleceniobiorców tego klienta, sprawdź klienta przez wywiadownię gospodarczą,
– nie przyjmuj zleceń od klientów którzy zalegają z zapłatą za poprzednio wykonane usługi, bądź jeśli prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę (także, jeżeli postępowania te zostały zakończone) mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć, ale tylko za przedpłatą,
– godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw. ,,czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów,
– dąż do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku,
– sprawdź koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku,
– w przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać zlecenia tylko od znanych zleceniodawców,
– w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej, zachowaj szczególną staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.

2. Weryfikacji stosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:
– jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podejmij dodatkowe środki ostrożności i sprawdź dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy,
– przy wysyłaniu istotnych pism, w miarę możliwości sprawdź wiadomości przesłane przez zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość), a najlepiej poproś o dodatkowe potwierdzenie telefaksem i listownie,
– w przypadku wiadomości przesłanych telefaksem, sprawdź autentyczność numeru telefaksu,
– w przypadku otrzymania telefaksem istotnych informacji od zleceniodawcy – dotyczących np. zmian kadrowych, zmiany struktury organizacyjnej, poproś o przesłanie tej informacji także drogą pocztową.

3. Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad:
– koniecznie zatelefonuj na stacjonarny numer telefonu zleceniodawcy aby sprawdzić czy taki podmiot faktycznie istnieje,
– nie korzystaj z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmuj takich zleceń,

UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, przewoźnika umownego) zawsze sprawdź, czy treść otrzymanego zlecenia zgodna jest z treścią listu przewozowego, składanego przewoźnikowi przez podmiot przekazujący przesyłkę do przewozu – w szczególności w zakresie miejsca odbioru przesyłki i osoby odbiorcy; może to ułatwić zdemaskowanie próby wyłudzenia towaru przez pośrednika – oszusta !

– odrzucaj zlecenia za wygórowane stawki przewozowe od firm, których nie znasz;
– nie akceptuj zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;
– zasadniczo nie akceptuj zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od osób fizycznych,
– sprawdź, w miarę możliwości, warunki dotyczące rozładunku towaru (termin wyładunku, miejsce rozładunku itp.) oraz podejmij odpowiednie działania a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub też nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy, miejsca rozładunku,
– uzyskaj oświadczenie klienta (np. jako zapis w zleceniu), odnośnie ubezpieczenia cargo powierzonego do obsługi towaru. W transporcie morskim sprawdź polisę ubezpieczeniową i/lub inne zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia – jeśli ładunek został ubezpieczony przez zleceniodawcę,
– nie podawaj nieznanym klientom przez telefon stawek za swoje usługi.