3 Sie 2015

3 Sie 2015

Vademecum

By:

0 Comment

Vademecum bezpiecznego spedytora – zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów – opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki

 Dużym problemem firm spedycyjnych i transportowych jest zapewnienie bezpieczeństwa towaru w łańcuchu dostaw.  Polska Izba Spedycji i Logistyki od kilku lat prowadzi działania mające na celu wsparcie  środowiska TSL w działaniach na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw.
Pracująca w Izbie Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw, w skład której wchodzą przedstawiciele firm zrzeszonych w Izbie, w roku 2011 opracowała zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów pt. „Vademecum bezpiecznego spedytora”, a w roku 2014 uaktualniła ich zakres.
Wprowadzenie w firmie zaleceń zawartych w poniższym vademecum, z pewnością przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji ich transportu. Wdrożenie zaleceń nie wymaga nakładów finansowych, a jedynie nabrania pewnych nawyków organizacyjnych, które zwiększają czujność przedsiębiorców na pewne zachowania oszustów i złodziei czyhających na każdy błąd, który może być wykorzystany do kradzieży lub wyłudzenia towaru.
Oczywiście należy też pamiętać, żadne tego typu działania nie wyeliminują całkowicie procederu kradzieży, ale z pewnością pozwolą na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmach pod kątem bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższym wykazem zaleceń i jak najszybsze wprowadzenie ich w organizację pracy.
 
 
Vademecum bezpiecznego spedytora  – zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów – opracowane przez
Polską Izbę Spedycji i Logistyki
 
UWAGA: Sformułowania zawarte w tym ,,Vademecum” nie mają znaczenia stricte prawnego, a przede wszystkim znaczenie praktyczne! Materiał chroniony jest prawem autorskim, wszelkie prawa zastrzeżone! Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułu bez zgody Polskiej Izby Spedycji i Logistyki jest zabronione!
A) ABY USTRZEC SIĘ KRADZIEŻY LUB WYŁUDZENIA ŁADUNKU PAMIĘTAJ :
       1. Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.
·        2. Dąż do współpracy ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali już zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do „zestawu” sprawdzonych kontrahentów to bowiem najlepiej zabezpiecza  przed przestępczymi zagrożeniami .
·        3.Staraj nie opierać się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę telefaksem czy emailem. W miarę możliwości żądaj dokumentów oryginalnych i weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie:
·         licencji wspólnotowej –  można sprawdzić  jej autentyczność na  stronie:  INSPEKCJI TRANSPORTU DROGOWEGO – ITD:    http://gitd.gov.pl/  w zakładce ,,Biuro ds. Transportu Międzynarodowego (BOTM),  pod hasłem ,,Licencje towarowe”,
  • zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (dawniej: licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy)– zezwolenia te sprawdza się w starostwie bądź urzędzie miejskim właściwym dla siedziby przewoźnika; w wielu urzędach można zweryfikować ten dokument przez telefon, jednak zdarza się wymóg przesłania zapytania e-mailem lub telefaksem. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej na stronie internetowej CEIDG http://prod.ceidg.gov.pl, przy wpisach poszczególnych przedsiębiorców – osób fizycznych, wykonujących działalność przewozową, podaje także numery zezwoleń (dawniej: licencji na wykonywanie krajowego drogowego przewozu rzeczy) wydanych przez starostwa powiatowe w odniesieniu do przewoźników – osób fizycznych,
·         licencji (dawniej: licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy) wydana w oparciu o wniosek o wydanie licencji na wykonywanie działalności gospodarczej w postaci pośrednictwa przy przewozie rzeczy – tzw. PPR. Sprawdza się ją tak samo, jak licencję krajową czyli obecnie zezwolenie: na stronie : http://prod.ceidg.gov.pl .
4. Weryfikuj warunki ogólne, szczególne i wyłączenia z ubezpieczenia OCPD – w miarę możliwości żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby  ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem. Polisę ubezpieczeniową najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił, chociaż nie zawsze będzie to możliwe, w szczególności w odniesieniu do przewoźników – osób fizycznych. Sprawdź koniecznie, na jaką sumę ubezpieczenia opiewa polisa. Żądaj potwierdzenia opłaty wszystkich składek. Przewoźnik umowny powinien legitymować się OCPD, które pokrywa ryzyka zaangażowania odpowiedzialności cywilnej nie tylko przewoźnika faktycznego, ale i przewoźnika zawierającego umowy o przewóz (czyli umownego). Pamiętaj, że polisa OCS nie pokrywa ryzyk odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego, nawet umownego, chyba że zawiera szczególne postanowienia w tej mierze. Pamiętaj także, iż podmiot, który przyjmuje zlecenie przewozowe jest przewoźnikiem, a nie spedytorem, niezależnie od tego, jak sam siebie mianuje oraz czy dysponuje własnymi środkami transportu, czy też posługuje się podwykonawcami.
5. Sprawdź odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców KRS lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
6. Sprawdź decyzję o nadaniu NIP,
7. Sprawdź zaświadczenie o numerze REGON.
8. Żądaj listy kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach, np. ADR . Taka lista, z ujętymi, np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w działalności operacyjnej.
9. Jeśli jest to możliwe sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada ważny dowód rejestracyjny ciągnika i naczepy. Tylko ważny dowód rejestracyjny lub ważne zaświadczenie z ITD potwierdza sprawność techniczną pojazdu i gwarantuje ewentualną wypłatę odszkodowania.
10.  Jeśli jest to możliwe, sprawdź w miejscu załadunku czy kierowca posiada oryginał wypisu z licencji/ zezwolenia.
11. Warto zażądać od przewoźnika co najmniej dwóch kontaktów referencyjnych od firm z nim współpracujących od dłuższego czasu lub telefonów stacjonarnych do siedziby firm, które mogą takich rekomendacji udzielić.
12. Wymagaj samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego, np. autoalarmy, GPS, itp.
13.Zadbaj, ażeby wydawanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.
14. Dyscyplinuj kierowców,  ażeby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy i o wszelkich przeszkodach i nieprawidłowościach podczas trasy. Ma to też praktyczny wymiar w pracy operacyjnej.
15. Przy ładunkach o dużej wartości planuj dokładnie trasę przejazdu i wskazuj kierowcy postoje na parkingach strzeżonych –
– link do platformy parkingowej IRU, TRANSPark: http://www.iru.org/index/transpark-app
– link do platformy parkingowej SETPOS,  TRUCKINFORM: www.truckinform.eu
Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad:
 
·         Koniecznie zadzwoń na stacjonarny numer telefonu przewoźnika, aby sprawdzić, czy taki podmiot faktycznie istnieje i czy przyjął nasze zlecenie do realizacji;
·         Możesz podjąć próbę weryfikacji autentyczności danych przewoźnika w zrzeszeniach przewoźników;
·         Weryfikuj także przewoźników pozyskiwanych za pośrednictwem giełd transportowych.
B) ABY USTRZEC SIĘ PRZED PRZYJĘCIEM ZLECENIA OD OSZUSTA LUB NIESOLIDNEGO (TEŻ NIEPŁACĄCEGO) KLIENTA, WARTO PAMIĘTAĆ  O:
1.  Sprawdzeniu klienta, danych ładunku, (przeładunku) i dokumentów:  
·         przyjmuj każde zlecenie tylko w formie pozwalającej na utrwalenie jego treści, np. w emailu lub w formie pisemnej,
·         koniecznie sprawdź wiarygodność firmy – np. przez uzyskanie referencji od innych   zleceniobiorców tego klienta, sprawdź klienta przez wywiadownię gospodarczą,;
·         nie przyjmuj zleceń od klientów którzy zalegają z zapłatą  za poprzednio wykonane usługi, bądź jeśli prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę (także, jeżeli postępowania te zostały zakończone) mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć, ale tylko za przedpłatą.
         Godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw. ,,czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów;
·         dąż do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;
·         sprawdź koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku.
         W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać zlecenia tylko
         od znanych zleceniodawców;
·         w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej, zachowaj szczególną staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.
   2.   Weryfikacji stosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:
·         Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podejmij dodatkowe środki ostrożności i sprawdź dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy.
·         Przy wysyłaniu istotnych pism, w miarę możliwości sprawdź wiadomości przesłane przez zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość), a najlepiej poproś o dodatkowe potwierdzenie telefaksem i listownie.
·         W przypadku wiadomości przesłanych telefaksem, sprawdź autentyczność numeru telefaksu.
·         W przypadku otrzymania telefaksem istotnych informacji od zleceniodawcy – dotyczących np. zmian kadrowych, zmiany struktury organizacyjnej, poproś o przesłanie tej informacji także drogą pocztową.
Dodatkowe uwagi w sferze dobrych rad:
 
·         Koniecznie zatelefonuj na stacjonarny numer telefonu zleceniodawcy aby sprawdzić czy taki podmiot faktycznie istnieje;
·         nie korzystaj z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmuj takich zleceń;
        UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, przewoźnika umownego)                 zawsze sprawdź, czy treść otrzymanego zlecenia zgodna jest z treścią listu przewozowego, składanego przewoźnikowi przez podmiot przekazujący przesyłkę do przewozu – w szczególności w zakresie miejsca odbioru przesyłki i osoby odbiorcy; może to ułatwić zdemaskowanie próby wyłudzenia towaru przez  pośrednika – oszusta !
·         odrzucaj zlecenia za wygórowane stawki przewozowe od firm, których nie znasz;
·         nie akceptuj zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;
·         zasadniczo nie akceptuj zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od osób fizycznych;
·         sprawdź, w miarę możliwości, warunki dotyczące rozładunku towaru (termin wyładunku, miejsce rozładunku itp.) oraz podejmij odpowiednie działania a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub też nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy, miejsca rozładunku;
·         uzyskaj oświadczenie klienta (np. jako zapis w zleceniu), odnośnie ubezpieczenia   cargo powierzonego do obsługi towaru. W transporcie morskim sprawdź polisę ubezpieczeniową i/lub inne zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia – jeśli ładunek został ubezpieczony przez zleceniodawcę;
·         nie podawaj nieznanym klientom przez telefon stawek za swoje usługi.
 (Opracowane przez: Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw Polskiej Izby Spedycji i Logistyki/luty 2011, aktualizacja 2014 r.)*
Wykonanie: Nautil.pl & CreNet